Gorinchem in Business 2018

GORINCHEM IN BUSINESS 57 Honderden grote festivals in binnen- en buitenland draaien elk jaar op de backoffice-software die is bedacht door een bescheiden Gorcums bedrijf In2Event. Hun simpele idee heeft orde en overzicht gebracht in de organisatie. Het verhaal van oprichters Dylan Velthuis en Sjoerd Staal. ‘De meeste evenementenorganisaties zijn begonnen met horeca- en dorpsfeesten die later enorm zijn gegroeid. Op de festivals die het geworden zijn komen nu misschien vijftigduizend bezoekers af, maar de organisatie erachter is dezelfde gebleven. Ze werkten met pen en papier en excelletjes. Als je tien jaar geleden een goed verhaal had, kwam je op elk festival binnen. Je hoefde maar te laten lijken of je op de gastenlijst hoorde. Ja hoor, dat hebben we zelf ook wel gedaan. Voor ons was dat alleen te doen om het gratis feestje, maar zo kwamen er ook mensen binnen die cd-spelers en andere spullen kwamen ophalen. De controle was in algemene zin best slecht, omdat het overzicht ontbrak.’ Zie daar het gat in de markt dat is ingevuld door In2Event. Door, ze zeggen het zelf, een groep nerds uit Gorinchem en omgeving. Dylan Velthuis en Sjoerd Staal waren jonge webbouwers die daarnaast hobbymatig bij de organisatie van festivals betrokken waren. ‘Ik deed de artist handling voor een aantal evenementen in het zuiden van het land’, zegt Velthuis. ‘Het was overal hetzelfde: de actuele informatie over artiesten, leveranciers, crewleden of gasten was overal en nergens. In ieder geval niet waar ik het nodig had. Daarom besloten we er een systeem voor te maken. Het was eerst helemaal niet de bedoeling om het op de markt te brengen. We wilden onze eigen hobby makkelijker maken.’ Klein wereldje Velthuis en Staal maakten een relatief eenvoudig dashboard om accreditaties voor artiesten af te vinken en dat sprong in het oog bij de organisatie van Daydream en 7th Sunday. Die vroeg om een vergelijkbare tool voor leveranciers en crew en zo werd het simpele idee achter In2Event snel bekender in festivalland. ‘Dit is maar een klein wereldje’, verklaren ze het snelle succes. ‘In 2014 deden we acht, negen festivals met een niet heel gebruikersvriendelijk instrument. Het was nog echt door programmeurs gebouwd. We mochten dat jaar een presentatie geven voor de businessclub van AmsterdamDance Event. Eigenlijk verkochten we toen nog lucht, maar we werden meteen door allerlei organisaties uitgenodigd. Toen moesten we dus echt gaan bouwen. Dennis Kramer is er als ontwerper bij gekomen enWesley van de Korput heeft er een ‘klikbaar model’ van gemaakt. In 2015 is In2Event een bedrijf geworden. En een product.’ Dat product is een complete backoffice tool. Het laat eventorganisaties overzicht houden over alles wat er gebeurt voor, tijdens en na het event. Alle afspraken, accreditaties en planningen staan erin. Marktleider In het eerste jaar draaiden er ongeveer tachtig festivals op In2Event, in 2016 honderdtachtig en in 2017 driehonderd. Het jonge bedrijf uit de Haarstraat in Gorinchem is onomstreden marktleider in software voor eventmanagement, toegespitst op de eigen behoefte van organisaties. Concert at Sea, Flying Dutch, Dance Valley, concerten van Guus Meeuwis en Armin van Buuren; het is maar een kleine greep uit de ‘In2Event- evenementen’. Ook sportevenementen, beurzen en grote tv-producties draaien erop. ‘In2Event heeft toegevoegde waarde voor evenementen met 5500 tot 100.000 bezoekers’, stelt Dylan Velthuis. ‘Wij helpen de organisatie sneller, beter, veiliger en dus goedkoper verlopen. Bij grote evenementen lopen al gauw duizend crewleden en tweehonderd leveranciers rond. Als je die niet goed in kaart brengt, wordt het al snel een zootje. Dat heeft In2Event opgelost.’ Haarstraat De Gorcumse vondst wordt gebruikt in België, Duitsland, Spanje, Oostenrijk, maar ook in Mexico en Miami. Dance is booming in Azië dus ook daar ligt de markt open. ‘Morgen (een zaterdag in de nazomer, red.) hebben we acht festivals’, zeggen Staal en Velthuis. ‘Met 230 duizend bezoekers in totaal. Dat is nogal wat. Niemand heeft er ooit van ons gehoord, haha. Maar dat is ook niet belangrijk. Het gaat erom dat de organisaties geholpen zijn met In2Event.’ De Haarstraat blijft voorlopig gewoon thuisbasis. ‘We hebben een poosje een kantoor gehad in Amsterdam, maar dat was alleen maar onhandig. Iedereen die hier werkt, komt uit de regio. Dus we blijven gewoon in Gorinchem.’ Brengt orde in de organisatie van grote festivals